近年は社会全体が電子化の方向に向いており、多方面でさまざまな改革が起きています。
法令による制限が厳しく、電子化は難しいとされていた不動産取引においても、その波が着実に来ており、実現していることが多くなってきました。
今回はいよいよ本格化してきた不動産取引の電子化について押さえておきたい基礎知識を解説します。
契約とは
「契約」の意味
民法によると、実は「契約」というものに本来書面をかわすなどの義務はなく、契約当事者同士の合意があれば、極端にいうと口約束でもかまわないのです。 しかし、特に不動産の売買など大金が動くような契約においては、のちのちのトラブル防止のため法律で書面化が義務化されています。たとえば不動産売買であれば、借地借家法や宅建業法などの法律でそれが定められているのです。
電子契約とは
これまでは紙の書類によって契約書を取り交わし、印鑑や印章で押印を行っていましたが、電子契約ではpdfファイルなどの電子データで契約書を作成し、取り交わしたうえで、押印ではなく電子署名を行います。
不動産契約における電子契約までの歴史
不動産の契約といえば、不動産会社で大量の書面を渡され、重要な事項を口頭で説明されたうえで署名をして押印が必要…というイメージですよね。まさにその通りで、これまでは宅地建物取引業法という法律によって、「重要事項の説明」「売買契約の締結」「媒介契約の締結」に関しては対面で行わなければならないと義務付けられていたからです。
しかしコロナ禍においてさまざまな手続きや業務が電子化される流れに向き、電子契約もどんどん普及していったため、不動産契約においてもその波に乗る動きが見られてきたのです。
もちろん、法律によって書面化が義務付けられていない点においては少しずつオンラインで対応できるものが増えてはいました。たとえば、賃貸契約時の入居申込書をwebで受付するとか、賃貸借契約の更新や駐車場の賃貸借契約をweb上で完結させるとか、そういったことは以前から行われていたのです。
大きな転機は、2021年5月に成立した「デジタル改革関連法案（正式名称：デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律）」です。
これでさまざまな業界で紙を使わずに電子化した書面でも契約が可能になったり、押印が不要になったりしました。
このデジタル改革関連法案は、電子化を進めるためにほかのさまざまな法律にも変更を加えることができる法律で、不動産業界においては宅地建物取引業法が改正されたのです。
結果、下記のような書類がすべて電子化可能となりました。
・媒介契約書（売主と不動産会社とでかわされる契約書）
・重要事項説明書（取引物件に関しての契約上重要な事項が書かれている書類）
・賃貸借契約書（賃貸物件を借りるための契約書）
・定期借地権設定契約書（期間を定めて土地を貸す際の契約書）
・定期建物賃貸借契約書（契約期間満了で賃貸借が終了する際の契約書）
これにプラスして、電子化した契約書に宅地建物取引士の押印は不要となり、電子署名で対応可能となりました。
このようにして不動産業界においては、取引関連の書類が完全に電子化できるようになったのです。さらに契約書に印紙を貼って印紙税を納める必要もなくなりました。
その代わりとして「IT重説」など、別で行うべきことがあらわれましたが、その詳細は後述します。
電子契約のメリット
業務を効率化できる
紙の契約書は、何かと時間がかかります。1対1の対面でならともかく、不動産の契約においてはたくさんの契約名義人がいることが多く（例：不動産オーナー・管理会社・仲介会社・借主・買主・連帯保証人など）、その場にいなければ書面を郵送してその返送を待って…という時間が発生します。
さらに細かくいえば、契約書を印刷・製本して署名・押印を行い、郵送のために送付書を作成して宛先を書いて封をする…という業務もいちいち発生することになるのです。
電子契約であれば、「完全オンライン」「リアルタイム」「非対面契約」が可能になるため、これらすべての手間と時間を削減・短縮できて、スムーズかつスピーディーに進めることができるでしょう。
大幅なコストカットができる
上記で述べたような手間や時間の削減は、その業務を行う人件費のカットにもつながります。印刷するための用紙代やインク代もカットできるでしょう。
さらに大きなコストカット可能の例として、印紙代がかからなくなることが挙げられます。不動産契約は金額が大きいため、印紙税も相当な額になります。
たとえば「5千万円を超え、1億円以下」の不動産であれば、印紙額は6万円（令和6年度までは軽減措置により3万円）にもなるのです。成約数が増えるほど、かなりのコストになるということがわかりますね。
しかし、印紙税法によって印紙が必要と定められているのは、書面によって交付された文書であるため、電子契約であれば課税対象ではないのです。
大きなコストカットが期待できる一面であるといえるでしょう。
書類の保管場所が必要なくなる
紙の書類は、保管するにもまとまった場所が必要となります。契約が多くなればなるほど膨大になるでしょう。また、契約ごとの進捗状況や有効期限などを把握しておくのも、容易なことではありません。
電子書類であれば、まず物理的な保管場所が必要なくなるため、スペース確保のストレスがなくなります。
さらに、検索をかけることができるので、探したい書類をすぐに見つけられたり、進捗ごとにデータを抽出したりと、体系的に管理することができる点も大きなメリットです。
電子契約締結までの流れ
電子契約を行う際には、いくつかのステップがあります。
IT重説の準備をする
IT重説とは「ITによる重要事項説明」の略です。ZoomのようなWeb会議システムを用いて、これまで対面で行っていたのと同様に宅地建物取引士が重要事項の説明を行うことです。IT重説を取り入れるため、まずはカメラやマイクなどの機器やネットワーク環境を準備しましょう。
相手からもIT重説の同意を得る
IT重説を行う際には、まず契約相手と双方向でやりとりができるIT環境を用意したうえで、相手のIT重説への同意を得ます。それから、重要事項説明書などを相手に事前に送付しておきます。
説明を始める前に契約相手が重要事項説明書を準備しているか、ネットワーク環境は整っているかを確認し、さらに宅地見物取引士証を契約相手に見せた際にははっきり目視できたか確認しなければなりません。
電子契約を締結する
ここまでの準備が済んだら、これまでのように重要事項説明書を用いて、宅地建物取引士が重要事項の説明を行います。双方が内容を確認したら、紙の契約書で行っていた署名・押印の代わりに電子署名を行い、契約締結となります。
電子契約を取り入れる際の注意点
相手先にも電子契約に対応してもらわなければならない
電子契約を取り入れる場合は、取引で関係するすべての相手にもそれに対応してもらわなければならなくなります。これまで対面で行っていたものをオンラインで行うことにより、不慣れな人は操作に手間取ってしまったり、そもそもオンライン環境が整っていなかったり、電子契約自体に抵抗があったり…ということも起こりうるでしょう。
特にIT重説については、説明中に接続が切れてしまうアクシデントがあると無効になってしまい、もう一度行わなければいけない、という事情もあります。
自分側だけでなく、相手側の立場にも立って、うまく状況をすり合わせることが必要になるでしょう。
業務フローの再構築が必要になる
紙の契約書を用いる場合と電子契約の場合では、当然業務の内容や契約のプロセスが大きく変わります。
まずは手順を大きく見直し、業務分担やルールを明確にして、業務フローを大きく変更することも必要になります。
セキュリティ体制を整える必要がある
電子化すると、データ漏洩を防ぐために、紙の契約書の場合とはまた別のセキュリティ対策を考えなければなりません。サイバー攻撃などへの対策だけでなく、適切な閲覧権限を設定するといったことも必要になります。
経費の検討を行う
導入準備に伴い、必要な経費もしっかり検討しましょう。インターネット環境を整えることはもちろん、データの定期的なバックアップや改ざん・漏洩を防ぐための対策など、新しくコストは発生します。効率化をはかるためには必要な部分であるため、ぬかりなく準備を進めておきましょう。
まとめ
コストや手間を大幅にカットできる、不動産取引の電子化。まだまだ課題は多くありますが、着実に前に進み、発展しています。
気がつけば最新技術に乗り遅れる恐れもある現代社会です。基礎知識をしっかり押さえておきましょう。
