相見積もりをお断りする、という局面に立ったときに、どのように断ったらよいか悩んでしまいますよね。断り方にもマナーがあるため、それを知らなければ相手に失礼であり、不要なトラブルを招いてしまいます。そこで、相見積もりのお断りメールの文例を、お断りする理由ごとに紹介。断った後の営業がしつこかった場合の上手なメールの文例も記載しますので、相見積もりをお断りするときの参考にして下さい。
相見積もりでの「お断りのマナー」にはどんなものがある？
業者に仕事を発注するとき、ものやサービスを購入する際には、見積もりをもらうことでしょう。複数の業者から同じ条件で見積もりを出してもらい、価格や条件を比較することを「相見積もり」といいます。
相見積もりをすると、お願いすると決めた相手以外には、当然お断りの連絡をしなければなりません。相手とトラブルにならず、お互いに気持ちよく前に進めるような、相見積もりのお断りのマナーを紹介します。
断りの連絡は必ず、そして迅速に入れる
相見積もりをした場合、依頼しない業者には必ずお断りの連絡をしましょう。その仕事に備えてスケジュール調整をしていたり、準備を進めたりしている場合もあるので、お断りの連絡をしなければ相手に多大な迷惑を掛けてしまうことにつながりかねません。
また、お断りすることが決まった段階で、すぐにでも連絡を入れることも大事です。気が進まなくても、先延ばしするとどんどん相手に掛ける迷惑は大きくなっていきます。相見積もりで他の業者への依頼が決まったら、メールでも電話でもよいので、とにかくできるだけ早くお断りの連絡をするのがビジネスマナーです。
断る理由を正直に伝える
断られた理由がわからないと、相手はなぜ断られたかがわからず不愉快な感情を抱きます。また、条件を変えて新たな提案をされてしまうという可能性も出てきてしまいます。相見積もりのお断りの連絡をする際には、理由を正直に伝えることもビジネスマナーでしょう。
ただし、お断りの理由は伝えても、どの業者に依頼することになったのかまでは伝える必要はありません。また、他業者が提示してくれた価格を具体的に伝えることもやめましょう。それらの業者間でトラブルが発生する恐れもあるので、あくまで「こちらの都合でお断りする」ということを強調してお断りするようにします。
あいまいな表現を使わずはっきりと断る
気まずい、断りづらい、という気持ちから、あいまいでぼやけた表現を使ってしまうと、相手に誤解を与えかねません。たとえば「スケジュールさえ合えば」「予算さえ折り合いがつけば」などのように、「ではその条件を飲めば契約してくれるのか」と思われてしまう恐れがあります。
「お断りさせていただきます」「見送らせていただきます」など、定番でよく使われるフレーズを用いてはっきり伝える方が、お互いの今後の関係のためにもよいといえるのです。
相見積もりの作成に対する感謝の気持ちを伝える
相見積もりを無料で作成してくれた業者は、手間と時間を割いて見積もりを出したものの、結果として収入には結びつかないことになります。ですから、まずは見積もりをしてくれたその手間と労力に対して感謝の気持ちを伝えてお断りしましょう。
特にビジネスの場合は、のちのちその業者と何らかの取引をすることがあるかもしれません。次の良い関係につながるようにも、最低限のお詫びと精一杯の感謝の言葉を伝えるようにしたいですね。
やわらかで丁寧な表現を心がける
メールなど文字だけのやりとりだと、簡潔な文章は冷たくそっけない印象を持たれてしまい、あまり良い気持ちにはなれないものです。それを防ぐためにも「クッション言葉」といわれる上手な言い回しを用いて、丁寧に、やわらかくお断りの文章を作りましょう。
・「誠に残念ながら」
・「大変恐縮ではございますが」
・「せっかくのご提案にもかかわらず」
・「あいにくですが」
・「心苦しいのですが」
このような表現を用いるとよいでしょう。
次の機会につながるような言葉を添える
「感謝の言葉を伝える」の項でも少し触れましたが、ビジネスの世界では一度お断りしてもまた何らかの縁でふたたび取引の機会があることもしょっちゅうです。
そのときにも良好な関係でいられるように「今回はお断りするが、次回の機会をぜひお待ちしたい」とう旨の文言を、結びに添えておくとよいでしょう。
相見積もりのお断りメールの文例
相見積もりのお断りのメールは、お断りの理由によって文章が変わってきます。主な理由での相見積もりをお断りするメールの文例を紹介します。
また、会社で相見積もりをする場合は、あまり営業がしつこいということはありません。しかし、なかには、担当の営業が引き下がらないという場合があります。ここでは、そのような場合のお断りのメールの例を見てみましょう。
文例①条件面で折り合いがつかなかった場合
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△です。このたびは、□□のお見積もりについてご提案をいただきまして誠にありがとうございました。
貴社からのご提案内容を社内で慎重に検討いたしましたが、残念ながら納期の面で折り合いがつかず、誠に不本意ですが今回はお断りさせていただくことになりました。
貴重なお時間を割いて見積もり書を作成していただいたことに、深く感謝申し上げます。またの機会に依頼させていただくこともあるかと思いますので、その際には何卒よろしくお願いいたします。貴社のますますのご発展を祈念しております。
文例②費用面で折り合いがつかなかった場合
平素より大変お世話になっております。このたびは○○の件でお見積書をご提出いただき、誠にありがとうございました。早速社内にて慎重に検討致しました結果、残念ながら購入費用の面で折り合いがつかず今回はお断りさせていただくことになりました。
貴重なお時間でお見積書を作成していただいたにもかかわらず、お断りする結果となってしまい誠に申し訳ございませんがご了承ください。またの機会がございましたら、その節はよろしくお願い申し上げます。
文例③断ったあとも営業がしつこい場合
先日の解体工事の相見積もりの件で条件を変更していただきましたが、すでに依頼業者が決まって工事も始まっておりますので、今回はお申し出に応えることができません。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
相見積もりにおける「お断りのマナー」を覚えておこう！
相見積もりを依頼することは、より良い条件でビジネスを進めるために、必要不可欠です。相見積もりを依頼すること自体は、決して失礼な行為ではありません。また、個人で相見積もりを行う際も、同様にきちんとお断りをしましょう。
今後の取引などに影響を与えないように、相手に不快な印象を与えないお断りの仕方が重要です。相見積もりにおけるお断りマナーを覚えて、ビジネスチャンスを逃さないようにしてください。
